O mare parte din activitatea comercială presupune gestionarea informațiilor: produse, clienți, oferte, documente, solicitări, programări și rezultate.

Atunci când aceste informații sunt păstrate în mai multe locuri – emailuri, agende, conversații sau fișiere diferite – găsirea lor poate consuma timp și poate duce la greșeli.

Instrumentele digitale pot ajuta nu doar la promovarea produselor și serviciilor, ci și la organizarea mai eficientă a activității de zi cu zi.

Centralizarea informațiilor într-un singur loc

Unul dintre primele avantaje ale digitalizării este posibilitatea de a organiza informațiile într-un mod structurat.

Un tabel digital poate conține, de exemplu:

• numele clientului;
• datele de contact;
• produsul sau serviciul solicitat;
• valoarea unei oferte;
• stadiul unei solicitări;
• data următorului contact.

Pe măsură ce activitatea se dezvoltă, aceste informații pot fi gestionate prin sisteme CRM dedicate.

Important nu este instrumentul în sine, ci existența unei metode clare de lucru.

Colaborarea prin documente online

Instrumentele cloud permit mai multor persoane să lucreze cu aceleași documente fără să trimită permanent versiuni diferite prin email.

Un document poate fi:

• accesat de mai mulți colegi;
• actualizat în timp real;
• comentat;
• distribuit persoanelor potrivite;
• păstrat într-o locație comună.

Astfel se reduce riscul apariției situațiilor în care diferiți membri ai echipei lucrează cu informații vechi.

Automatizarea activităților repetitive

Nu toate activitățile trebuie realizate manual de fiecare dată.

Numeroase instrumente digitale permit automatizarea unor operațiuni simple.

De exemplu:

• trimiterea unui mesaj automat după completarea unui formular;
• notificarea unui coleg când apare o solicitare;
• programarea unei întâlniri;
• generarea unei confirmări;
• actualizarea unor informații între aplicații.

Automatizarea este utilă în special pentru activitățile repetitive, unde o procedură clară poate economisi timp.

Comunicarea mai eficientă cu clienții

Emailul, aplicațiile de mesagerie și platformele dedicate relației cu clienții permit gestionarea mult mai rapidă a comunicării.

Totuși, utilizarea unui instrument digital nu garantează automat o comunicare bună.

Contează și modul în care este transmis mesajul:

• informațiile trebuie să fie clare;
• răspunsul trebuie să fie relevant;
• documentele trebuie denumite și atașate corect;
• datele personale trebuie gestionate responsabil;
• comunicarea trebuie adaptată canalului utilizat.

Competența digitală presupune atât utilizarea tehnologiei, cât și înțelegerea modului corect de utilizare a acesteia.

Promovarea produselor și serviciilor

Instrumentele digitale au făcut posibilă realizarea rapidă a unor materiale de promovare.

O afacere poate utiliza:

• site-ul propriu;
• rețelele sociale;
• Google Business Profile;
• email marketing;
• platforme de publicitate online;
• instrumente pentru realizarea materialelor vizuale.

Înainte de alegerea unui canal trebuie însă înțeles unde se află publicul vizat și care este obiectivul comunicării.

Nu fiecare afacere are nevoie de toate platformele disponibile.

Folosirea inteligenței artificiale ca instrument de lucru

Instrumentele de inteligență artificială pot reduce timpul necesar pentru anumite activități.

Ele pot fi folosite pentru obținerea unei prime variante de:

• descriere a unui produs;
• email;
• ofertă;
• postare;
• structură de prezentare;
• rezumat.

Utilizarea lor necesită însă verificarea rezultatului.

Un instrument AI poate genera informații incorecte sau formulări nepotrivite, motiv pentru care decizia finală trebuie să rămână la utilizator.

Protejarea informațiilor comerciale

Digitalizarea presupune și responsabilitate.

Conturile de email, documentele, bazele de date sau platformele online pot conține informații importante despre companie și clienți.

Printre măsurile de bază se numără:

• utilizarea unor parole diferite și suficient de puternice;
• autentificarea în doi pași;
• evitarea accesării linkurilor suspecte;
• verificarea expeditorului unui email;
• acordarea accesului la documente doar persoanelor care au nevoie de acesta;
• realizarea copiilor de siguranță pentru informațiile importante.

Tehnologia este utilă atunci când rezolvă o problemă reală

Digitalizarea nu înseamnă utilizarea unui număr cât mai mare de aplicații.

O companie poate folosi zece platforme diferite și totuși să aibă o activitate dezorganizată.

În schimb, câteva instrumente bine alese pot simplifica considerabil activitatea.

Scopul este ca tehnologia să ajute oamenii să găsească mai ușor informațiile, să comunice mai eficient, să reducă munca repetitivă și să ia decizii mai bine fundamentate.

De aceea, dezvoltarea competențelor digitale devine relevantă pentru tot mai multe ocupații, inclusiv pentru activitățile de comercializare a produselor și serviciilor.